1. Desenhe o funil que existe, não o ideal
Antes de abrir qualquer sistema, escreva as etapas por onde uma venda passa hoje. Na indústria elas costumam ser parecidas com estas:
- Novo contato (veio do anúncio, do site, do representante, da feira)
- Qualificado (é empresa, está na região atendida, tem volume)
- Orçamento ou amostra enviada
- Negociação
- Primeiro pedido
Se você vende para perfis diferentes (revenda, distribuidor, cliente final, exportação), considere um funil para cada um. Um distribuidor e um lojista não passam pelas mesmas etapas, e misturá-los esconde onde cada canal emperra.
2. Poucos campos, sempre preenchidos
CRM com quarenta campos vira CRM vazio. Comece pelo mínimo que responde às perguntas do gestor:
- Origem: de onde veio o contato (campanha, site, representante, indicação).
- Dono: quem é o responsável por responder.
- Próximo passo com data: o que vai acontecer e quando.
- Valor: quanto vale o pedido ou o contrato.
- Motivo de perda: quando não fecha, por quê.
Com esses cinco, já dá para saber quanto há em negociação, quem está parado e por que se perde venda.
3. O WhatsApp entra no CRM
Na indústria brasileira, a negociação acontece no WhatsApp. Se a conversa fica no celular do vendedor, o histórico vai embora com ele, e o gestor não vê nada. Integrar o WhatsApp da empresa ao CRM faz cada conversa virar uma oportunidade, com etapa, dono e histórico, e a origem do anúncio vem junto.
4. Escolha a ferramenta depois
RD Station CRM, Bitrix24, Kommo e outras resolvem bem o básico. A escolha depende do tamanho do time, de quanto o WhatsApp pesa e de com o que o CRM precisa conversar (anúncios, ERP, site). Trocar de ferramenta com o processo desenhado é rápido; implantar ferramenta sem processo é recomeçar daqui a seis meses.
5. O que olhar no primeiro mês
- Tempo até a primeira resposta: quanto o contato espera.
- Oportunidades sem próximo passo: o sinal de venda esquecida.
- Conversão entre etapas: onde o funil perde mais.
- Vendas por origem: qual canal traz pedido, não só contato.
Esse último é o que liga o CRM ao marketing: com a origem de cada venda, a verba de anúncio passa a ir para o que vende.